Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem, antara lain :

a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data).

b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).

c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).

d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program).

e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.

f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.

g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.

h. Biaya depresiasi (penyusutan).

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama umur operasi sistem.

Biaya proyek (project-related cost)

Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek, antara lain :

1. Biaya dalam tahap analisis sistem.

a. Biaya untuk mengumpulkan data.

b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll).

c. Biaya rapat.

d. Biaya staff analis.

e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.

2. Biaya dalam tahap disain sistem.

a. Biaya dokumentasi.

b. Biaya rapat.

c. Biaya staff analis.

d. Biaya staff programmer.

e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.

f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.

3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.

a. Biaya pembuatan formulir baru.

b. Biaya konversi data.

Biaya persiapan operasi (start-up cost)

Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal, antara lain :

a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.

b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit, frekuensi).

c. Biaya persiapan personil.

d. Biaya reorganisasi.

e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi. Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang terjadi di awal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan.

Biaya pengadaan (procurement cost)

Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah sebagai berikut :

a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.

b. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.

c. Biaya instalasi perangkat keras.

d. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).

e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.

f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan

perangkat keras. Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.

Komponen biaya

Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu :

a. Biaya pengadaan (procurement cost).

b. Biaya persiapan operasi (start-up cost).

c. Biaya proyek (project-related cost).

d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost).