Perancangan Sistem Informasi

Engkos Koswara Natakusumah


Abstrak

Tujuan penelitian adalah merancang sistem informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) untuk jabatan peneliti yang berbasis komputer; sehingga dapat memudahkan dalam membuat laporan penentuan angka kredit, memudahkan pemasukan dan pencarian data sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Penelitian menggunakan paradigma siklus hidup pengembangan sistem, meliputi tahapan pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan studi pustaka; analisis sistem dengan aliran dokumen; perancangan sistem menggunakan diagram konteks, diagram aliran data, kamus data, diagram relasi entitas, relasi antar file, struktur file, struktur program, sancangan masukan, rancangan luaran, dan struktur menu.

1. Pendahuluan
Penelitian adalah suatu kegiatan penyelidikan yang dilakukan menurut metode ilmiah yang sistematik untuk menemukan informasi ilmiah dan atau teknologi yang baru, membuktikan kebenaran atau ketidak benaran hipotesa sehingga dapat dirumuskan teori dan atau proses gejala alam dan atau sosial. Hasil penelitian kemudian di publikasi untuk mendapatkan atau meningkatkan jabatan peneliti. Jabatan peneliti adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pejabat peneliti dalam suatu satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Pejabat peneliti adalah Pegawai Negeri Sipil yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dalam suatu tingkat jabatan peneliti dan dipekerjakan pada suatu satuan organisasi penelitian dan pengembangan dengan tugas pokok melakukan penelitian dan pengembangan. Pengembangan adalah kegiatan tindak lanjut penelitian untuk mendapatkan informasi tentang cara mempergunakan teori, dan atau proses, untuk tujuan praktis (1). Hasil penelitian dan pengembangan yang akan di hitung angka kredit penelitinya harus disampaikan ke P2JP, P2JP mengolah Penetapan angka kredit bagi para peneliti di Indonesia. Penentuan PAK dilakukan melalui beberapa proses yang dapat dilihat pada Gambar 1.
Penelitian bertujuan untuk merancang sistem informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) untuk Jabatan Peneliti berbasis komputer; sehingga dapat memudahkan dalam membuat laporan penentuan angka kredit, memudahkan pemasukan dan pencarian data sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Penelitian menggunakan paradigma System Development Life Cycle (2), meliputi tahapan pengumpulan data dengan observasi, wawancara, dan studi pustaka; Analisis sistem dengan flow map; perancangan sistem dengan menggunakan diagram konteks, DFD, kamus data, ERD, relasi antar file, struktur file, struktur program, rancangan masukan, rancangan luaran, dan struktur menu.

2. Pengumpulan Data dan Analisis Sistem
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi dan wawancara dengan petugas di P2JP LIPI. Selain itu dilakukan juga studi literatur yang berhubungan dengan jabatan peneliti, seperti pengertian jabatan peneliti, perolehan jabatan peneliti, jenjang peneliti, perhitungan angka kredit, unsur yang dinilai, tata cara pengajuan angka kredit, tata cara penilaian, dll.
Analisis sistem ditujukan untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat dipahami keadaan sistem yang ada, analisis ini biasanya menggunakan diagram alir dokumen. Aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dapat terlihat dengan jelas, begitu juga adanya penyimpan data, yang dilakukan secara manual. Analisis dilakukan juga pada proses Penetapan Angka Kredit Jabatan Penelitian yang biasa dilakukan. Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk merancang sistem informasi yang diperlukan.

Pengertian Jabatan Peneliti di jelaskan dalam Surat Edaran Bersama Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Ketua Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 15/SE/1982 dan Nomor 704/KEP/J.10/1982 tanggal 27 Oktober 1982 (1). Urutan jabatan peneliti adalah sebagai berikut: Asisten Peneliti Muda, Asisten Peneliti Madya, Ajun Peneliti Muda, Ajun Peneliti Madya, Peneliti Muda, Peneliti Madya, Ahli Peneliti Muda, Ahli Peneliti Madya, dan Ahli Peneliti Utama.
Jenjang Pangkat Jabatan Peneliti adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Jenjang Pangkat Peneliti
Jabatan Peneliti Pangkat dan Golongan Ruang
Asisten Peneliti Muda Penata Muda, Golongan Ruang III/a
Asisten Peneliti Madya Penata Muda Tingkat I, Golongan Ruang III/b
Ajun Peneliti Muda Penata, Golongan Ruang III/c
Ajun Peneliti Madya Penata Tingkat I, Golongan Ruang III/d
Peneliti Muda Pembina, Golongan Ruang IV/a
Peneliti Madya Pembina Tingkat I, Golongan Ruang IV/b
Ahli Peneliti Muda Pembina Utama Muda, Golongan Ruang IV/c
Ahli Peneliti Madya Pembina Utama Madya, Golongan Ruang IV/d
Ahli Peneliti Utama Pembina Utama, Golongan Ruang IV/e

Untuk dapat diangkat dalam jabatan peneliti, seorang Pegawai Negeri Sipil harus memenuhi angka kredit yang ditentukan dan mempunyai tugas pokok melakukan penelitian dan pengembangan dan bekerja pada satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Jumlah angka kredit kumulatif minimal yang harus dipenuhi oleh seorang Pegawai Negeri Sipil untuk dapat diangkat menjadi pejabat peneliti adalah sebagaimana dimaksud dalam lampiran II Keputusan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara Nomor 01/MENPAN/1983, yaitu:
(1) Asisten Peneliti Muda = 100 angka kredit
(2) Asisten Peneliti Madya = 150 angka kredit
(3) Ajun Peneliti Muda = 200 angka kredit
(4) Ajun Peneliti Madya = 300 angka kredit
(5) Peneliti Muda = 400 angka kredit
(6) Peneliti Madya = 550 angka kredit
(7) Ahli Peneliti Muda = 700 angka kredit
(8) Ahli Peneliti Madya = 850 angka kredit
(9) Ahli Peneliti Utama = 1000 angka kredit

Jumlah angka kredit tersebut di atas, harus terdiri dari:
(1) Sekurang-kurangnya 70% (tujuh puluh persen) berasal dari unsur-unsur utama, karya tulis ilmiah, dan atau pemacuan teknologi (lihat Tabel 2).
(2) Sebanyak-banyaknya 30% (tiga puluh persen berasal dari unsur-unsur penunjang, yaitu pemasyarakatan ilmu dan teknologi, keikutsertaan dalam kegiatan ilmiah, pembinaan kader ilmiah, dan atau penghargaan ilmiah
(3) Angka kredit dari unsur kriteria karya tulis ilmiah yang diterbitkan sekurang-kurangnya harus sama dengan jumlah angka kredit dari unsur kriteria karya tulis ilmiah yang belum dan atau tidak diterbitkan.
(4) Untuk dapat diangkat sebagai Ahli Peneliti seorang Pegawai Negeri Sipil wajib memiliki angka kredit dari unsur kriteria karya tulis ilmiah hasil penelitian yang diterbitkandan atau disajikan dalam pertemuan ilmiah dan atau dalam pemacuan teknologi sekurang-kurangnya sebesar 30%(tiga puluh persen) yang di tulis /dibuatnya sendiri atau bersama dengan pejabat peneliti lain, dengan ketentuan ia sebagai penulis/pembuat utamanya.
(5) Apabila suatu karya tulis ilmiah atau pemacuan teknologi atau pemasyarakatan ilmu dan teknologi atau keikutsertaan dalam kegiatan ilmiah ditulis oleh lebih dari seorang, maka pembagian angka kreditnya ditetapkan 60%(enam puluh persen) bagi penulis utama dan 40% (empat puluh persen) bagi semua penulis pembantu.
(6) Apabila kriteria yang dipergunakan dalam penilaian berubah maka yang diperhitungkan hanya selisih angka kreditnya.
(7) Angka kredit dari unsur kriteria pendidikan bergelar hanya diperhitungkan satu kali dan yang dinilai ialah pendidikan tertinggi.
(8) Apabila Pegawai Negeri Sipil memperoleh pendidikan yang lebih tinggi setelah ia diangkat dalam jabatan peneliti, maka yang diperhitungkan hanyalah selisih angka kredit antara pendidikan yang diperoleh sebelumnya dengan pendidikan yang lebih tinggi itu (1).
Untuk membantu analisis sistem yang berjalan maka dibuat flow map atau bagan alir dokumen, seperti telihat pada Gambar 1.

Tabel 2. Angka kredit yang harus dipenuhi oleh pejabat peneliti



Gambar 1 Flow Map Sistem P2JP yang sedang berjalan

Keterangan:
1 = dokumen usulan dari Instansi peneliti
2 = pembuatan disposisi ketua LIPI
3 = dokumen yang sudah di disposisi oleh Ketua LIPI
4 = pembuatan disposisi kepala P2JP
5 = dokumen yang sudah di disposisi oleh kepala P2JP
6 = pembuatan disposisi kepala Biro Organisasi dan Pengawasan
7 = dokumen yang sudah di disposisi oleh kepala BOP
8 = pembuatan disposisi kepala bagian jabatan fungsional
9 = dokumen yang sudah di disposisi oleh kepala bagian jabatan fungsional
10 = mengecek kelengkapan berkas
11 = berkas yang lengkap, yang tidak lengkap dikembalikan ke Instansi pengusul
12 = membuat kelengkapan untuk pengiriman berkas
13 = berkas dan dokumen yang lengkap
14 = penilaian berkas dan dokumen
15 = hasil penilaian
16 = pembuatan disposisi hasil penilaian
17 = dokumen hasil penilaian
18 = persiapan sidang
19 = dokumen kelengkapan sidang
20 = sidang P2JP
21 = hasil sidang P2JP dan berupa format PAK
22 = pengesahan PAK oleh Ketua LIPI
23 = PAK yang sudah disahkan oleh Ketua LIPI
24 = pembuatan surat pengantar PAK
25 = surat pengantar lengkat dengan PAK
26 = surat pengantar dari BOP lengkap dengan PAK
27 = surat pengantar dari BOP lengkap dengan PAK
28 = arsip surat pengatar dan PAK

3. Perancangan Sistem Informasi

Berdasarkan hasil analisis sistem kemudian dibuat rancangan sistemnya, meliputi: Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Entity Relantionship Diagram (ERD), Relasi antar File, Struktur File, Struktur Program, Struktur Menu, Format Masukan dan Format Luaran.
Diagram konteks menggambarkan suatu sistem informasi secara global, termasuk aliran data dari masukan (input) ke proses kegiatan (sistem), dari proses ke proses, dan dari proses ke luaran (output) menjadi sebuah informasi yang terpadu.
Data Flow Diagram merupakan alat pemodelan dari proses analisis kebutuhan perangkat lunak. Dalam DFD dibahas fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan aliran data yang terdapat diantara proses di dalamnya. DFD berguna sebagai alat untuk memverifikasikan apakah sistem yang akan dibangun sudah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh user atau belum. Data flow diagram dapat dikembangkan dari level yang paling rendah ke level yang lebih tinggi. DFD level 0 merupakan pengembangan dari diagram konteks, DFD level 1 merupakan pengembangan dari DFD level 0. Tiap proses dari DFD dapat dikembangkan lagi menjadi lebih detail sampai proses-proses tersebut tidak dapat dikembangkan lagi. Adapun Data Flow Diagram yang dari Sistem Pemrosesan Angka Kredit (PAK) bagi jabatan peneliti dapat dilihat pada Gambar 2 (DFD Level 0), Gambar 3 (DFD level 1 poses 1) , dan Gambar 4 (DFD level 1 proses 2).



Gambar 2. Data Flow Diagram Level
Keterangan : A = Biodata Peneliti; B = Data Penelitian; C = Data Jabatan;
D = Data Golongan; E = Data AKJP; F = Laporan


Gambar 3. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1


Gambar 4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2

Kamus Data meliputi:
a) Biodata peneliti : Nip, Nama, J_kelamin, Alamat, kota, kode pos, Telp, Agama, Tanggal Pak, Pendidikan.
b) Data Penelitian : Nip, kode penelitian
c) Data Jabatan : Nip, Angka kredit unsur utama, Angka kredit unsur penunjang, Angka kredit karya tulis ilmiah atau Angka kredit pemacuan teknologi.
d) Data Golongan : Kode golongan, Pangkat, Jabatan.
e) Data AKJP : Kode AKJP, Unsur, Sub unsur, Butir, Angka kredit (Unsur = Pendidikan, Karya tulis ilmiah, Pemacuan teknologi, Pemasyarakatan ilmu dan teknologi, Keikut sertaan dalam kegiatan ilmiah, Pembinaan kader ilmiah, Penghargaan ilmiah).
f) Pembuatan laporan: Laporan peneliti (nip, jenis kelamin, agama, pendidikan, semua data), Laporan perolehan angka kredit (nip, semua data), Laporan perolehan jabatan (nip, golongan, semua data).

Relasi antar file/data base merupakan hubungan yang terjadi antara satu file dengan file yang lain, yang dihubungan dengan suatu kata kunci (key). Hubungan antar file dari Sistem Pemrosesan Angka Kredit bagi Jabatan Peneliti dapat dilihat pada gambar 5


Gambar 5. Relasi antar file

Rancangan masukan merupakan tampilan data yang dirancang untuk menerima masukan data dari user sebagai petugas data entry. Rancangan masukan ini harus dapat memberikan kejelasan bagi pemakai, baik dari bentuknya maupun dari masukan-masukan data yang akan diinput. Adapun rancangan masukan dalam Sistem Penetapan Angka Kredit ini ada 2 yaitu rancangan masukan Bio-data dan rancangan masukan perolehan angka kredit. Rancangan masukan bio-data dapat dilihat pada gambar 6 dan rancangan masukan angka kredit jabatan peneliti dapat dilihat pada gambar 7.

a. Rancangan masukan Biodata


Gambar 6. Rancangan masukan Bio-data Pejabat Peneliti

b. Rancangan masukan Perolehan Angka Kredit


Gambar 7. Rancangan masukan perolehan angka kredit pejabat peneliti

Selain rancangan masukan, diperlukan juga rancangan keluaran yang akan ditampilkan ke printer atau ke layar komputer. Rancangan keluaran harus dibuat dan didesain dengan baik sesuai kebutuhan pemakai. Contoh rancangan keluaran dapat dilihat pada gambar 8 dan gambar 9


Gambar 8. Rancangan keluaran Bio-data peneliti berdasarkan NIP



Gambar 9 Rancanagan keluaran Perolehan Angka Kredit jabatan peneliti berdasarkan NIP

Kemudahan penggunaan program merupakan salah satu aspek dalam perancangan. Gunanya agar user dengan mudah dapat menjalankannya, kemudahan ini dapat dibantu dengan user interface. User interface dirancang dengan mengelompokkan fungsi-fungsi yang sejenis dalam satu sub-menu pulldown. Struktur menu dari Sistem Pemrosesan Angka Kredit Jabatan Peneliti dapat dilihat pada gambar 10


Gambar 10 Struktur Menu


4. Penutup
Hasil observasi terhadap sistem pemrosesan angka kredit bagi jabatan peneliti, dapat disimpulkan bahwa perlu adanya sistem yang berbasis komputer, sehingga pemasukan, pengolahan, penyimpanan, dan pencarian data dapat dilakukan dengan cepat, termasuk pembuatan laporan.
Untuk merealisasikan adanya sistem berbasis komputer, perlu dibuat diagram alir dokumen, sehingga dapat diketahui entitas yang terlibat; diagram konteks sistem untuk mengetahui hubungan antar entitas sumber, proses, dan entitas tujuan, hal ini memudahkan dalam melihat sistem yang akan dirancang secara global; diagram aliran data untuk mengetahui data yang mengalir dari entitas awal ke proses, data dari proses ke entitas tujuan, data dari proses ke proses, dan data dari proses ke file, begitu juga sebaliknya; diagram relasi entitas untuk mengetahui relasi antar file, termasuk kardinalitasnya apakah satu ke satu, satu ke banyak atau banyak ke banyak; struktur file; struktur menu dan struktur program, semuanya ini dilakukan dengan maksud untuk memudahkan dalam tahap implementasi.

[via]

Metode analisis biaya/manfaat

Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Di dalam analisis suata invetasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash outflows) dan aliran kas masuk (cash inflow). Aliran kas keluar terjadi karena pengeluaran-pengeluran uang untuk biaya investasi. Aliran kas masuk terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi. Aliran kas masuk inisering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya).

Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya sebagai berikut :

a. Metode periode pengembalian (payback period).

Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.

b. Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI).

Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. ROI dari suatu

proyek inventasi dapat dihitung dengan rumus :

ROI = v Total manfaat - total biaya / Total biaya

c. Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV).

Metode payback period dan ROI tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money). Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arudari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uang ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah sebagai berikut :

NPV = nilai proyek + ((Proceed 1 + Proceed 2 + Proceed n ) / ( 1 + i )1 + ( 1 + i )2 ( 1 + i )n

) )

i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan

n = umur proyek investasi

Bila NPV bernilai lebih besar dari 0, berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.

d. Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR).

Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bung tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.

Komponen manfaat

Manfaat yang didapat dari sistem informasi yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Manfaat mengurangi biaya.

b. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.

c. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.

d. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Pengurangan-pengurangan biaya operasi.

b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.

c. Pengurangan biaya telekomunikasi.

d. Peningkatan penjualan.

e. Pengurangan biaya persediaan.

f. Pengurangan kredit tak tertagih.

Keuntungan tak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.

b. Peningkatan kepuasan kerja personil.

c. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

Karena intangible benefits sulit untuk diukur dalam bentuk satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan penaksiran. Pelayanan kepada langganan yang lebih baik merupakan contoh intangible benefits. Dapatkah kita mengukur dalam satuan rupiah pelayanan yang lebih baik ini ?.

Mungkin dapat kita coba untuk menganalisis dengan cara sebagai berikut :

a. Apakah akibat dari pelayanan yang 'kurang baik' kepada langganan ?

Jawabannya adalah : pesanan langganan akan berkurang bahkan mungkin langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.

b. Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila pelayanan kurang baik ?

Mungkin kan mengalami kesulitan untuk mengukurnya dalam bentuk satuan nilai uang. Akan tetapi dapat mencobanya bersama-sama dengan pemakai sistem untuk menaksirnya. Misal dari taksiran ini didapatkan hasil sebagai berikut :

• Sebanyak kemungkinan 50% langganan akan mengurangi 10% pesanannya.

• Sebanyak kemungkinan 20% langganan akan mengurangi 50% pesanannya.

• Sebanyak kemungkinan 10% langganan akan mengurangi 90% pesanannya.

• Sebanyak kemungkinan 5% langganan akan mengurangi 100% pesanannya.

c. Kemudian dapat dihitung perkiraan kehilangan pesanan langganan sebagai berikut :

Kehilangan pesanan = (50% x 10% pesanan) + (20% x 15% pesanan) + (10% x 90% pesanan) + (5% x 100% pesanan)

= (5% + 10% + 9% + 5%) pesanan

= 29% pesanan

d. Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar Rp. 1.000.000, maka dapat diperkirakan akan kehilangan sebesar 29% dari nilai pesanan ini, yaitu sebesar Rp. 290.000. Jika perusahaan mempunyai sebanyak 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pesanan ini adalah sebesar 50 x Rp. 290.000 = Rp. 14.500.000.

e. Ajukan analisis ini kepada manajemen dan gunakanlah analisis ini sebagai titik awal untuk mengukur intangible benefits.

Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem, antara lain :

a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data).

b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).

c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).

d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program).

e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.

f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.

g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.

h. Biaya depresiasi (penyusutan).

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama umur operasi sistem.

Biaya proyek (project-related cost)

Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek, antara lain :

1. Biaya dalam tahap analisis sistem.

a. Biaya untuk mengumpulkan data.

b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll).

c. Biaya rapat.

d. Biaya staff analis.

e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.

2. Biaya dalam tahap disain sistem.

a. Biaya dokumentasi.

b. Biaya rapat.

c. Biaya staff analis.

d. Biaya staff programmer.

e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.

f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.

3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.

a. Biaya pembuatan formulir baru.

b. Biaya konversi data.

Biaya persiapan operasi (start-up cost)

Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal, antara lain :

a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.

b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit, frekuensi).

c. Biaya persiapan personil.

d. Biaya reorganisasi.

e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi. Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang terjadi di awal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan.

Biaya pengadaan (procurement cost)

Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah sebagai berikut :

a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.

b. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.

c. Biaya instalasi perangkat keras.

d. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).

e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.

f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan

perangkat keras. Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.

Komponen biaya

Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu :

a. Biaya pengadaan (procurement cost).

b. Biaya persiapan operasi (start-up cost).

c. Biaya proyek (project-related cost).

d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost).

Pendahuluan

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber- sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untukmengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya.

Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidaklayak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).Analisis biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss analysis).

Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.

Analisis Sistem Informasi

Sekilas tentang Analisis dan rancangan sistem informasi,merupakan bagian atau tahapan pengembangan sistem. Tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi berhubungan dengan yang lain untuk membentuk suatu siklus.

Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88).

Menurut Abdul Kadir (2003: 38) analisis sistem mencakup analisis kelayakan dan analisis kebutuhan yaitu :

Analisis kelayakan

Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada permasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Lima macam kelayakan dalam merancang sistem informasi yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan operasi, kelayakan hukum dan kelayakan jadwal.

Analisis kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan proses untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang pengolahan data yaitu jumlah data yang harus diproses, waktu pengolahan saat data siap diproses sampai informasi yang dihasilkan. Spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem.